Tanda Tangan Elektronik Jadi Solusi Legalitas di Era Digital

Mengenal apa itu tanda tangan online dan manfaatnya 

Tanda tangan online atau tanda tangan elektronik adalah metode yang digunakan untuk menandatangani dokumen secara elektronik. Anda bisa membubuhkan tanda tangan elektronik menggunakan teknologi kriptografi. Tanda tangan elektronik atau disebut juga dengan istilah e-sign dapat memiliki manfaat perlindungan yang sama dengan tanda tangan asli. E-sign juga memberikan autentikasi keaslian dokumen yang sama serta dapat memverifikasi identitas orang yang menandatangani dokumen tersebut. 

Tanda tangan online tak jauh berbeda dengan tanda tangan biasa yang dilakukan secara manual menggunakan bolpoin atau pena. Tanda tangan elektronik memberikan beberapa keuntungan dibandingkan tanda tangan asli, di antaranya: 

• Tanda tangan elektronik diakui sebagai tanda tangan yang sah secara hukum di banyak negara. Tanda tangan ini memiliki keabsahan yang sama di mata hukum 

• Tanda tangan online memungkinkan dokumen untuk ditandatangani secara cepat dan efisien tanpa harus ada pertemuan secara fisik, khususnya bila ada dokumen yang harus segera ditandatangani dan dikirimkan ke jarak yang jauh 

• Tanda tangan online memungkinkan untuk menyimpan catatan akurat tentang siapa yang menandatangani dokumen serta kapan tepatnya dokumen tersebut ditandatangani 

• Teknologi kriptografi memberikan perlindungan terhadap kemungkinan pemalsuan tanda tangan. Dengan adanya teknologi tersebut, tanda tangan tidak mungkin diubah atau dipalsukan 

• Tanda tangan online juga memungkinkan penandatanganan dokumen di waktu yang bersamaan dari jarak jauh, sehingga meningkatkan efisiensi dalam proses kerja sama perusahaan

Tanda tangan online dan tanda tangan digital berbeda, ketahui perbedaannya

Istilah tanda tangan online dan tanda tangan digital mungkin sering diartikan sama. Namun sebenarnya keduanya adalah berbeda. 

Tanda tangan online atau disebut e-sign adalah tanda tangan elektronik yang memanfaatkan teknologi kriptografi. Teknologi ini memungkinkan memberikan perlindungan yang sama dengan tanda tangan asli, sehingga dapat digunakan untuk mengautentikasi keaslian dokumen. 

Sedangkan tanda tangan digital adalah sebuah proses membubuhkan tanda tangan elektronik yang dikonversi dari tanda tangan asli menjadi bentuk digital. Pembubuhan tanda tangan digital tidak menggunakan teknologi kriptografi, tanda tangan ini dapat ditambahkan ke dokumen elektronik dengan menggunakan perangkat lunak tertentu. 

Jenis-jenis tanda tangan online

Segala sesuatu tentang tanda tangan online diatur dalam pasal 1 angka 22 PP No.71 Tahun 2019 Tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP 71/2019). Tanda tangan online diakui sebagai tanda tangan yang benar bila bisa dibuktikan dengan Sertifikat Elektronik yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) Indonesia yang diakui oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika. 

Jenis-jenis tanda tangan online sendiri dikategorikan menjadi beberapa, yaitu:

Tanda tangan online yang tersertifikasi 

Tanda tangan online yang tersertifikasi artinya tanda tangan elektronik telah diterbitkan oleh lembaga sertifikasi yang diakui secara resmi. Lembaga sertifikasi yang diakui secara resmi biasanya menyediakan tanda tangan sertifikat yang dapat digunakan untuk menandatangani berbagai jenis dokumen, seperti misalnya dokumen pemerintah, dokumen perusahaan, dan dokumen pribadi. Tanda tangan bersertifikasi ini diterbitkan setelah melalui proses verifikasi yang ketat, mencakup validasi identitas dan verifikasi dokumen yang dibutuhkan. 

Adapun beberapa contoh lembaga sertifikasi tanda tangan elektronik yang diakui secara resmi di Indonesia adalah  Sertifikasi Digital Indonesia (SID), Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) ada pula PSrE non pemerintah seperti PrivyID, Solusi Net, Peruri, Vida, BPPT, BSrE, dan DTB dan lain sebagainya. 

Tanda tangan yang tersertifikasi mempunyai kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan biasa pada dokumen kertas. 

Tanda tangan online tidak bersertifikasi 

Tanda tangan online yang tidak bersertifikasi adalah tanda tangan elektronik yang diterbitkan oleh lembaga atau perusahaan yang tidak diakui secara resmi sebagai lembaga sertifikasi. Tanda tangan ini biasanya digunakan untuk menandatangani dokumen internal atau dokumen yang tidak memerlukan validasi ketat. 

Tanda tangan online yang tidak bersertifikasi dapat diterbitkan secara gratis maupun berbayar. Tanda tangan ini dapat digunakan oleh siapa saja yang memiliki akun di sebuah perusahaan atau lembaga yang menyediakan layanan tanda tangan online tersebut. Beberapa contoh aplikasi yang menyediakan tanda tangan online tidak bersertifikat misalnya seperti Adobe Sign, DocuSign, dan HelloSign. Perlu diingat bahwa tanda tangan online yang tidak bersertifikat tidak diakui sebagai tanda tangan yang sah secara hukum. Tanda tangan ini juga tidak memiliki perlindungan yang sama seperti tanda tangan bersertifikasi. 

Persyaratan dalam membuat tanda tangan online

Untuk bisa membuat tanda tangan online yang memiliki kekuatan hukum maka ada persyaratan yang perlu dipenuhi. Berdasarkan pasal 59 ayat (3) PP 71/2019, berikut adalah beberapa persyaratan yang perlu dipenuhi dalam membuat tanda tangan online, yaitu sebagai berikut: 

• Data pembuatan tanda tangan elektronik terkait hanya kepada penanda tangan;

• Data pembuatan tanda tangan elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa penanda tangan;

• Segala perubahan terhadap tanda tangan elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;

• Segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan tanda tangan elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;

• Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penanda tangannya; dan

• Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penanda tangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik yang terkait.

Berdasarkan penjelasan di atas, suatu tanda tangan elektronik dapat dikatakan sah bila memenuhi ketentuan sebagaimana dijelaskan di dalam Pasal 11 ayat (1) UU ITE dan Pasal 59 ayat (3) PP PSTE, tanpa melihat jabatan dan profesi seseorang.

Cara mengajukan tanda tangan online

Tanda tangan online dapat digunakan untuk segala bentuk transaksi seperti transaksi perbankan, e-commerce hingga kegiatan surat menyurat dalam perusahaan. Untuk mendapatkan tanda tangan online ini, Anda harus mengajukannya melalui jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia. Dalam hal ini, Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kementerian Kominfo) berhak menerbitkan Sertifikat Elektronik. Di dalam Sertifikat Elektronik inilah tanda tangan elektronik dimuat. 

Agar bisa mendapatkan tanda tangan online, ada beberapa tahapan yang perlu Anda lalui, di antaranya: 

1. Tahap pengajuan - yaitu tahap di mana Anda mendaftarkan diri ke PSrE Indonesia sesuai dengan ketentuan masing-masing PSrE. Khusus untuk Aparatur Sipil Negara (ASN) diwajibkan untuk mendaftar pada PSrE pemerintah. 

2. Tahap verifikasi - yaitu tahap di mana lembaga PSrE melakukan verifikasi data pemohon, berupa data NIK, nama, tanggal lahir, foto, data biometrik yang akan dibandingkan dengan basis data kementerian yang berwenang mengelola data kependudukan. Bila data dinyatakan valid dan benar, maka proses bisa dilanjutkan pada tahap penerbitan. 

3. Tahap penerbitan - yaitu tahap di mana apabila proses verifikasi telah lolos, maka Anda bisa mengunduh Sertifikat Elektronik yang telah diterbitkan oleh PSrE Indonesia. Layanan yang bisa Anda akses meliputi tanda tangan online tersertifikasi, segel elektronik tersertifikasi yang dapat digunakan sebagai pengganti stempel perusahaan.