Apa itu Virtual Office?

Virtual office menjadi solusi yang semakin populer digunakan oleh para pengusaha yang ingin menghemat biaya dan memaksimalkan fleksibilitas. Dengan menggunakan alat dan layanan teknologi modern, para pengusaha dapat menjalankan usahanya tanpa terikat di satu lokasi fisik.

Manfaat virtual office 

Kantor virtual memberikan banyak manfaat bagi para pengusaha. Salah satunya adalah dengan membantu  menghemat biaya dan menghilangkan biaya sewa ruang kantor dan biaya pengelolaan fasilitas. Kantor virtual  memberikan fleksibilitas yang besar karena para pengusaha dapat mengakses informasi dan berkomunikasi dengan orang lain dari mana saja di dunia. Kantor virtual memungkinkan para pengusaha untuk menyimpan informasi  secara online melalui layanan penyimpanan cloud dan berbagi informasi dengan orang lain melalui aplikasi kolaborasi. Hal ini memberikan para pengusaha akses yang mudah ke informasi mereka, tidak peduli di mana pekerjaan dilakukan. Selain itu, para pengusaha juga dapat berkomunikasi dengan klien atau staf mereka dengan mudah melalui berbagai aplikasi seperti Skype, Google Hangouts, dan lain-lain.

Kantor virtual juga dapat membantu para pengusaha meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Dengan memanfaatkan berbagai alat seperti peralatan virtual, para pengusaha dapat menyelesaikan pekerjaan secara lebih cepat dan efisien. Penggunaan virtual office memungkinkan pengaturan waktu yang lebih baik karena tidak terikat dengan jam kerja tradisional. Hal ini juga sebenarnya termasuk membantu mengurangi kemacetan karena berkurangnya mobilitas di jam kerja. 

Bagi pengusaha yang tidak memiliki modal besar, kantor virtual membantu meningkatkan citra diri karena  memberikan kesan profesional kepada klien dan rekan bisnis mereka, walau belum memiliki kantor fisik. Hingga saat ini, dirasa bahwa kantor virtual menjadi solusi yang sangat berguna bagi para pengusaha yang ingin menghemat biaya dan memaksimalkan fleksibilitas.

Cara kerja virtual office 

Secara umum, fasilitas yang bisa didapat oleh pelaku usaha ketika menyewa virtual office antara lain:

• Alamat surat menyurat resmi yang bisa dijadikan alamat domisili perusahaan secara resmi, termasuk yang tercantum di akta pendirian dan perizinan berusaha lainnya 

• Nomor telepon bisnis 

• Kemampuan konferensi video 

• Diskon pemakaian ruang pertemuan profesional saat dibutuhkan 

Agar lebih jelas, bagaimana virtual office bekerja, berikut adalah gambarannya: 

Virtual address (alamat virtual)

Virtual address pada virtual office memiliki manfaat yang sama seperti alamat kantor pada umumnya. Alamat ini bisa digunakan perusahaan atau individu karyawan perusahaan untuk surat menyurat dan menggunakan layanan virtual office. 

Sebenarnya, alamat ini adalah alamat kantor fisik yang disewakan oleh penyedia  layanan virtual office, namun tidak terdapat kantor fisik yang dimiliki oleh perusahaan atau individu yang menggunakan layanan tersebut. Alamat virtual ini seringkali digunakan sebagai alamat yang tercantum pada website, surat menyurat, dan dokumen lainnya yang dikirimkan kepada pelanggan atau mitra bisnis. Sebagian besar virtual office juga menyediakan layanan penerimaan surat dan panggilan telepon di nama perusahaan yang menggunakan layanan tersebut, sehingga perusahaan atau individu tersebut dapat terlihat lebih profesional di mata pelanggan dan mitra bisnis.

Video conference 

Karena tidak bertemu setiap hari bukan berarti satu sama lain tidak ada komunikasi. Video conference menjadi salah satu alat untuk tetap berkomunikasi dalam menjalankan kegiatan usaha dan kerja sama tim. 

Video conference juga memberikan banyak manfaat, di antaranya: 

• Memungkinkan komunikasi tatap muka secara virtual, sehingga dapat menjaga kualitas dan efektivitas komunikasi

• Menghindari biaya perjalanan dan waktu yang terbuang untuk bertemu secara langsung

• Memungkinkan para pekerja untuk bekerja dari mana saja, sehingga dapat meningkatkan fleksibilitas dan efisiensi

• Menyediakan platform yang mudah digunakan untuk berbagi informasi dan berkolaborasi dengan tim

• Dapat digunakan untuk mengadakan rapat atau presentasi secara virtual, yang dapat menghemat waktu dan biaya

• Memungkinkan para pekerja untuk terhubung dengan teman sekerja dan rekan kerja dari berbagai lokasi

• Dapat membantu dalam mengelola waktu dengan lebih efektif, karena para pekerja dapat terlibat dalam video conference sesuai dengan jadwal yang dapat disesuaikan

Coworking space (area kerja bersama) 

Virtual office memanfaatkan coworking space (area kerja bersama). Area kerja ini disediakan untuk para pekerja yang membutuhkan tempat kerja sementara. Area kerja bersama ini menjadi konsep tempat kerja yang telah didukung teknologi informasi dan komunikasi, sehingga para pekerja dapat bekerja dari coworking space di mana saja dan terhubung ke internet. 

Area kerja bersama dalam virtual office biasanya menyediakan fasilitas seperti:

• Tempat duduk yang nyaman dan ergonomis

• Akses ke internet yang cepat dan stabil

• Ruangan untuk rapat atau presentasi yang dilengkapi dengan peralatan yang diperlukan, seperti proyektor atau layar

• Fasilitas print, scan, dan copy

• Ruangan istirahat yang nyaman dan dilengkapi dengan minuman dan snack

• Layanan konsierge atau pengelola yang selalu siap membantu para pekerja

Area kerja bersama dalam virtual office sangat bermanfaat bagi para pekerja mandiri atau perusahaan kecil yang tidak memiliki ruangan kantor permanen atau yang ingin menghemat biaya dengan tidak perlu membeli atau menyewa ruangan kantor sendiri. Area kerja bersama dalam virtual office juga dapat membantu para pekerja untuk terhubung dengan rekan kerja yang berasal dari berbagai perusahaan dan industri, sehingga dapat menjadi sumber inspirasi dan peluang kerja sama yang menguntungkan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum menyewa virtual office 

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipersiapkan sebelum menyewa virtual office. Hal-hal ini penting agar ke depannya tidak terjadi masalah yang dapat mengganggu kegiatan usaha. 

Status virtual office 

Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah kejelasan status virtual office. Baik saat menyewa maupun membeli, pastikan status virtual office bebas sengketa dari penyewa lainnya. 

Aspek legalitas 

Yang kedua, Anda harus memeriksa apakah aspek-aspek legal terkait pendirian perusahaan dan perizinan berusaha sudah terpenuhi. Legalitas dan perizinan berusaha yang harus dipenuhi antara lain: 

Lokasi sesuai zonasi 

Virtual office yang khususnya berada di wilayah Jakarta harus diperhatikan pemilihan lokasinya. Sebagaimana telah diatur dalam Perda DKI 1/2014, alamat virtual office harus sesuai dengan pembagian zonasi usaha agar dapat memiliki izin usaha. 

Berdasarkan Perda DKI 1/2014, ditetapkan ada beberapa zonasi di wilayah Jakarta di antaranya terdiri dari zona jalur hijau; zona pemerintahan nasional; zona pemerintahan daerah; zona perkantoran, perdagangan, dan jasa; zona perumahan kampung. Pemerintah DKI sudah menetapkan bahwa untuk kegiatan usaha harus berada di tempat yang berada di zonasi perkantoran, perdagangan, dan jasa (sub zona K1-K3) atau setidaknya zona campuran (sub zona C1).[2] Yang terpenting untuk dicatat, alamat virtual office harus sesuai zonasinya dan bukan bentuk fisik tempat usahanya.

Memiliki izin lokasi yang sesuai 

Sebelum menyewa virtual office, Anda harus melakukan pengecekan Izin Mendirikan Banngunan (IMB) dan Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) yang ada. IMB digunakan sebagai surat bukti dari Pemerintah Daerah bahwa pemilik bangunan gedung telah mendirikan bangunan sesuai fungsi yang telah ditetapkan dan berdasarkan rencana teknis bangunan gedung yang telah disetujui oleh Pemda. Izin ini menjadi landasan sah untuk mendirikan bangunan. 

Di dalam IMB juga tercantum data bangunan secara detail, mulai dari peruntukan, jumlah lantai, dan lampiran detail teknis. IMB nantinya akan dibutuhkan dalam pengurusan perizinan sehingga kegiatan usaha lebih mudah dilakukan. 

Adanya izin lingkungan 

Syarat lain yang perlu diperiksa sebelum menyewa virtual office adalah adanya izin lingkungan. Izin lingkungan adalah izin yang diberikan kepada setiap orang yang melakukan usaha dan/atau kegiatan yang wajib Amdal atau UKL-UPL (upaya pengelolaan lingkungan hidup dan upaya pemantauan lingkungan hidup) dalam rangka perlindungan dan pengelolaan lingkungan hidup sebagai prasyarat untuk memperoleh izin usaha dan/atau kegiatan. 

Klasifikasi izin lingkungan untuk gedung atau bidang usaha bisa dilihat dalam Keputusan Gubernur DKI Jakarta Nomor 2333 Tahun 2002 tentang Jenis Usaha/Kegiatan yang Wajib Dilengkapi dengan Surat Pernyataan Pengelolaan Lingkungan (SPPL) di Propinsi DKI Jakarta (“Keputusan Gubernur 2333/2002”). Jika tidak termasuk dalam klasifikasi di dalam aturan tersebut, maka izin lingkungan yang dibutuhkan bisa Amdal atau UKL/UPL. Untuk daerah lain, Anda bisa melakukan pengecekan izin lingkungan dengan instansi terkait yang ada di daerah tersebut. 

Sudah dikukuhkan Pengusaha Kena Pajak (PKP) 

Anda nantinya mungkin ingin memproses Pengusaha Kena Pajak saat melakukan penyewaan virtual office. Sebaiknya periksa status PKP virtual office agar sesuai dengan amanat undang-undang, seperti yang tercantum dalam Pasal 45 ayat (2) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 147/PMK.03/2017 Tahun 2017 tentang Tata Cara Pendaftaran Wajib Pajak dan Penghapusan Nomor Pokok Wajib Pajak serta Pengukuhan dan Pencabutan Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (“Permenkeu 147/2017”).  

Tips menggunakan virtual office dengan efektif 

Agar kegiatan usaha lancar dan dapat berjalan tanpa kendala, maka beberapa tips berikut mungkin akan sangat bermanfaat: 

• Pastikan Anda memiliki perangkat yang tepat dan akses internet yang cepat dan andal agar dapat bekerja secara efisien dari jarak jauh

• Buat jadwal kerja harian Anda dan pastikan untuk mengikutinya dengan ketat. Ini akan membantu Anda tetap fokus dan terorganisir

• Gunakan aplikasi atau perangkat lunak yang tersedia untuk membantu Anda bekerja secara efisien, seperti aplikasi kolaborasi dokumen atau layanan video conference

• Jalin komunikasi  dengan tim Anda secara teratur dan pastikan untuk tetap terhubung dengan mereka melalui telepon, email, atau video conference 

• Buat ruang kerja yang nyaman di rumah Anda agar dapat fokus pada pekerjaan Anda

• Jaga agar tetap produktif dengan beristirahat yang cukup dan berolahraga secara teratur

• Gunakan virtual office dengan bijak dan ingat bahwa bekerja dari jarak jauh tidak berarti Anda harus bekerja lebih lama atau terus menerus. Pastikan untuk mengambil waktu istirahat yang cukup untuk mengisi ulang baterai Anda.