Mau Bikin Perusahaan di Co-Working Space? Pahami Dulu Aturan Mainnya

Perkembangan co-working space tumbuh pesat setelah sebelumnya sempat mengalami stagnansi karena ketidakjelasan regulasi. Selain sebagai tempat bekerja, kini banyak yang tertarik untuk sekalian bikin perusahaan di coworking space. Sebelum memutuskan, pahami dulu aturan main untuk bikin perusahaan di co-working space.

Secara harfiah, coworking space bisa diartikan sebagai tempat bekerja bagi orang-orang dari berbagai institusi atau organisasi. Hal ini tentu berbeda dengan kantor seperti pada umumnya yang satu ruangan hanya terdiri dari satu organisasi. Mereka yang melakukan pekerjaan di coworking space umumnya adalah para pekerja remote yang tidak harus datang ke kantor setiap harinya. Mereka datang ke tempat ini umumnya untuk mendapatkan suasana yang lebih fokus, mudah berkolaborasi, atau memperluas jejaring.

Berdasarkan survey dari Harvard Business Review, 89% orang yang bekerja di coworking space merasa lebih bahagia daripada yang bekerja di tempat lain. Selain itu, 79% responden juga mengaku bahwa mereka dapat memperluas networking, dan 84% responden mengaku bekerja di tempat tersebut membuat mereka lebih fokus daripada bekerja di kafe (Kumparan).

Berdasarkan informasi dari KataData, hingga Juni 2018, jumlah coworking space di Indonesia sudah ada sekitar 200 unit, naik 33% dari tahun 2017. Kalau dibandingkan dengan tahun 2016 yang jumlahnya hanya 45 unit kenaikan mencapai lebih dari 3 kali lipat. Padahal, karena tidak adanya nomenklatur yang jelas dan jenis pajak yang diterapkan masih kabur, bisnis ini sempat jalan di tempat terutama sebelum tahun 2016.

Di Jakarta, bisnis co-working diprediksi trennya semakin baik. Selain menawarkan fleksibilitas dalam bekerja dan peluang untuk membangun networking, keberadaan co-working space ikut membantu mengisi kekosongan di pasar Gedung perkantoran di Jakarta yang saat ini berada dalam keadaan kelebihan pasokan (Kontan 19/7/2018). Tak heran kalau pemain co-working kelas dunia juga satu persatu mulai masuk ke Indonesia.

Di Jakarta, eksistensi co-working juga bisa memberikan nilai tambah bagi UMKM dan Start-up yang ingin memulai bisnis dan membikin perusahan. Selain bisa bekerja dan networking, buat UMKM dan Start-up yang sudah butuh untuk punya bendera usaha mereka bisa sekalian bikin perusahaan di co-working space. Artinya, mereka menggunakan co-working space sebagai alamat domisili perusahaan mengingat di Jakarta bila ingin bikin perusahaan berbentuk PT tidak bisa menggunakan alamat rumah.

Alasan Coworking Space Jadi Pilihan Start-up

Karena makin menjamur, bisnis sewa ruang kerja bersama sudah akrab di telinga para pengusaha, khususnya anak-anak muda yang memulai usahanya. Salah satu alasan memilih menyewa ruang kerja bersama adalah demi menghemat pengeluaran, terutama bagi perusahaan yang baru memulai melakukan bisnis. Itulah kenapa, bikin perusahaan di coworking space adalah opsi yang masuk akal.

Selain karena alasan efisiensi, perusahaan perintis memilih coworking space dengan berbagai alasan. Salah satunya adalah bisa bergabung dengan anggota komunitas yang biasanya dikelola oleh perusahaan penyedia ruang kerja bersama. Interaksi dengan pekerja atau pengusaha dari berbagai bidang ini selain memperkaya ide juga bisa memperbesar peluang untuk mengembangkan usaha.

Meski para pekerja remote bisa melakukan pekerjaannya di mana saja, rumah, kafe, atau coffee shop, namun ruang kerja bersama tetap menjadi pilihan.

Ini Resep Sukses Bikin Perusahaan di Co-Working Space

Makin menjamurnya bisnis penyewaan ruang kerja bersama ini membuat banyak pihak yang kemudian ingin menjadikan lokasi tersebut sebagai alamat usahanya. Hal ini bukan sesuatu yang mustahil selama memenuhi beberapa persyaratan sebagaimana diatur oleh pihak berwenang. Lebih lanjut, berikut beberapa hal yang harus dipenuhi agar bikin perusahaan di coworking space bisa dijadikan domisili perusahaanmu.

Pastikan Co-Working Space Yang Kamu Pilih Memiliki Layanan Virtual Office (VO)

Tidak semua co-working space menyediakan layanan virtual office dan serviced office atau sebaliknya. Kalau kamu sudah jadi pelanggan di sebuah co-working space dan berniat bikin perusahaan di situ maka tanyakan kepada pengelolanya apakah memiliki layanan virtual office (VO). Easybiz memiliki paket Easy yang memberikan layanan pendirian perusahaan berbentuk PT dan sewa virtual office selama 1 tahun di Conclave Simatupang. Hanya dengan membayar Rp 10,5 juta kamu sudah mendapatkan dokumen pendirian PT lengkap dengan legalitasnya plus sewa VO selama 1 tahun di Conclave Simatupang.

Persyaratan Membikin PT di Co-Working Space dan Virtual Office:

Referensi: SE PTSP DKI Jakarta Nomor 6 Tahun 2016 tentang Tentang Penerbitan Surat Keterangan Domisili dan Izin-Izin Lanjutannya Bagi Pengguna Virtual Office.

Pada praktiknya nanti, alamat kantor virtual inilah yang akan tercantum dalam dokumen legalitas perusahaan seperti Akta Pendirian, Surat Keterangan Domisili (SKDP), NPWP Badan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Tanda Daftar Perusahaan (TDP) dan dokumen perusahaan lainnya.

Lokasi Co-Working Sesuai Zonasi

Meski co-working yang kamu pilih di Jakarta berada di suatu Ruko atau Gedung sekalipun, tidak otomatis alamatnya bisa digunakan sebagai domisili perusahaan. Sebab, untuk wilayah Jakarta salah satu persyaratan yang dijadikan basis bagi kantor Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) DKI mengeluarkan izin adalah tempatnya berada di zonasi usaha.

Pengajuan permohonan SIUP di Jakarta baik secara manual atau melalui Jakevo menyaratkan domisili perusahaan berada di zonasi yang sesuai peruntukannya, diantaranya K1 atau zona perkantoran dan bisnis professional lain. Perlu digarisbawahi bahwa tidak semua co-working space di Jakarta lokasinya berada di zonasi usaha.

Conclave Simatupang adalah salah satu co-working di Jakarta yang berada di kawasan komersial Cilandak yang otomatis berada di tempatnya berada di zonasi usaha.  Bikin perusahaan di co-working space akan bebas masalah bila menggunakan Paket Easy dari Easybiz. Referensi: Perda DKI Jakarta Nomor 1 Tahun 2014 tentang Rencana Detail Tata Ruang dan Peraturan Zonasi.

Bagaimana kalau kamu sudah terlanjur membayar sewa di suatu co-working space atau virtual office di Jakarta yang ternyata alamatnya tidak bisa digunakan sebagai domisili untuk bikin perusahaan? Tidak ada pilihan selain pindah ke tempat yang berada di zonasi yang sesuai peruntukannya.

Punya Izin Lokasi dan Lingkungan

Hal penting lain yang harus dipastikan adalah penyedia layanan co-working space tersebut memiliki izin lokasi dan izin lingkungan. Izin lokasi dan izin lingkungan diperlukan terutama bila kamu ingin mengajukan izin usaha melalui Online Single Submission (OSS). Kalau tempat usaha yang kamu sewa atau beli sudah punya izin lokasi dan izin lingkungan maka tidak perlu lagi melakukan pemenuhan komitmen untuk mendapatkan izin usaha dan izin operasional/izin komersial. Lebih jauh lagi, kalau kamu mau mengembangkan usaha di tempat tersebut, misalnya mengupgrade menjadi ruang kantor fisik maka bila telah ada Amdal maka praktis tidak perlu mengajukan izin lingkungan lagi.

Untuk perizinan lokasi, kamu bisa mengetahuinya dari dokumen seperti Izin Mendirikan Bangunan (IMB) dan Pajak Bumi dan Bangunan (PBB). Dasar hukum yang menaungi IMB adalah Undang-Undang nomor 28 Tahun 2002 tentang Bangunan Gedung.

Dalam UU tersebut dinyatakan bahwa untuk mendirikan bangunan gedung di Indonesia diwajibkan untuk memiliki Izin Mendirikan Bangunan. Izin tersebut merupakan landasan yang sah seseorang untuk mendirikan bangunan. Dalam IMB, tercantum data bangunan secara detail, mulai dari peruntukan, jumlah lantai, dan lampiran detail teknisnya. Artinya, jika kamu ingin bikin perusahaan di virtual office, pastikan dahulu peruntukan gedungnya sudah sesuai.

Pengelola co-working space bersedia memberikan salinan dokumen untuk keperluan izin usaha

Biasanya untuk keperluan mendapatkan SIUP di Jakarta, dokumen-dokumen pendukung yang harus disiapkan adalah sebagai berikut:

Tidak semua pengelola co-working space/virtual office bisa menyediakan salinan dokumen-dokumen diatas. Salah satu penyebabnya karena pemilik dan pengelola gedung/ruko di tempat Virtual Office justru tidak memiliki atau tidak memberikan akses ke dokumen yang diperlukan. Sebagai contoh IMB. Tidak semua pengelola virtual office atau pengelola gedung bisa menyediakan salinan IMB. Kalau begini, patut diduga ada masalah dengan perizinan gedung atau Ruko tersebut yang ujung-ujungnya izin usaha yang diajukan juga sulit diberikan oleh Pemda setempat. Sebaiknya kamu menghindari bikin perusahaan di co-working space yang memiliki masalah demikian karena akan merugikanmu.

Pengelola Coworking Space Kooperatif dan Responsif

Berdasarkan pengalaman Easybiz bekerjasama dengan beberapa pengelola co-working dan virtual office tidak semuanya kooperatif dan merespon dengan baik ketika ada kebutuhan salinan dokumen tertentu. Ada yang berdalih mereka memiliki SOP hanya akan memberikan salinan dokumen atau merespon permintaan terhadap dokumen tertentu hanya pada waktu-waktu tertentu.

Kalau responnya hanya hitungan hari tentu belum jadi masalah, tapi ketika mereka hanya mau merespon sebulan sekali itu akan jadi kendala ketika kamu butuh waktu yang cepat untuk mendapatkan izin usaha. Jadi, ada baiknya dari awal kamu harus memastikan ke pengelola bahwa mereka telah memiliki dan bersedia memberikan salinan dokumen untuk keperluan persyaratan pengajuan izin usaha.

Umumnya, jasa penyewaan ruang kerja bersama yang telah memiliki kelengkapan dokumen di atas akan dengan mudah membuka akses penyewa. Sebab, hal tersebut merupakan nilai lebih sekaligus bukti bahwa bisnis yang mereka jalankan memang benar-benar telah sesuai dengan aturan yang ada sehingga kamu bisa bikin perusahaan di co-working space tanpa hambatan. 

Bisa untuk Pengajuan Pengusaha Kena Pajak (PKP)

Untuk kamu yang membutuhkan faktur pajak dalam transaksinya, maka sebaiknya kamu mengurus Pengusaha Kena Pajak (PKP). Kamu juga membutuhkan PKP jika perusahaan kamu sering melakukan transaksi dengan institusi atau perusahaan yang mewajibkan PKP. Kondisi ini biasanya diperlukan oleh perusahaan yang sering ikut tender di pemerintahan atau perusahaan swasta.

Kondisi lain yang mewajibkan kamu untuk dikukuhkan PKP adalah jika memiliki omset lebih dari Rp 4,8 Miliar dalam suatu bulan dalam satu tahun buku. Misalnya, antara Januari hingga Desember perusahaan kamu pernah memiliki omset Rp 4,8 Miliar pada bulan Juni maka kamu wajib PKP. Hal ini sesuai dengan ketentuan menurut Pasal 4 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 197/PMK.03/2013.

Untuk memproses PKP, pastikan virtual office atau co-working space tempat perusahaanmu berdomisili juga sudah dikukuhkan sebagai PKP. Adapun dasar aturan mengenai hal ini tercantum dalam Pasal 45 ayat (2) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 147/PMK.03/2017.

Kenali Bidang Usaha yang Bisa Berkantor di VO

Berdasarkan SE PTSP DKI Jakarta Nomor 6 Tahun 2016, beberapa bidang usaha yang bisa berkantor di virtual office antara lain SIUP, TDUP, dan IUJK. Sayangnya, tidak semua bidang usaha tersebut bisa diproses oleh pihak PTSP ketika kamu akan bikin perusahaan di virtual office. Untuk itu, kamu sebaiknya berkonsultasi dengan pihak PTSP mengenai bidang usaha yang hendak kamu jalankan agar proses bikin perusahaan di coworking space berjalan lancar.

Sebagai informasi, dengan adanya sistem OSS maka pastikan kegiatan usaha yang kamu pilih mengacu pada Kode Bidang Lapangan Usaha Indonesia (KBLI) 2017. Untuk mengetahui kode bidang usaha di KBLI 2017, kamu bisa mempelajarinya dalam Perka BPS No. 19/2017. Kode ini penting karena akan dicantumkan dalam akta pendirian perusahaan kamu dan di SIUP .

Dengan berpedoman pada hal-hal di atas, bikin perusahaan di co-working space akan semakin mudah. Proses akan makin lancar jika kamu sudah mengerti sistem perizinan berusaha terbaru yang diluncurkan oleh pemerintah baru-baru ini. Selamat mencoba!