Mau Pakai Virtual Office? Cermati Dulu 5 Hal Ini

Salah satu aspek yang harus direncanakan dengan baik sebelum mendirikan PT adalah memilih domisili usaha. Para pelaku usaha dapat memilih untuk membeli lahan beserta bangunannya, menyewa unit kantor di gedung, menyewa ruko, ataupun menyewa virtual office sebagai domisili usaha.

Bagi PT yang baru akan berdiri, virtual office merupakan opsi yang masuk akal karena dapat menghemat pengeluaran. Dengan begitu alokasi budget dapat digunakan untuk kepentingan lainnya. Selain itu, virtual office juga menawarkan fasilitas yang dapat dinikmati oleh pelaku usaha yang mendirikan PT, di antaranya:

1. Adanya alamat kantor perusahaan yang bisa dijadikan surat menyurat resmi

2. Adanya akses nomor telepon bisnis

3. Fasilitas konferensi video 

4. Fasilitas diskon saat memakai ruang pertemuan professional

Tidak hanya memangkas biaya operasional, mendirikan PT di virtual office memberikan keuntungan lain bagi pelaku usaha, misalnya memangkas waktu perjalanan dari rumah ke kantor dan sebaliknya, jam kerja yang fleksibel, serta meningkatkan produktivitas. Meski begitu, agar rencanamu mendirikan PT di virtual office berjalan lancar, ada beberapa hal yang mesti kamu cermati sebelumnya, di antaranya sebagai berikut:

1. Periksa RDTR dan Peraturan Zonasi di Lokasi Virtual Office

Rencana Detail Tata Ruang (RDTR) merupakan rencana secara terperinci tentang tata ruang wilayah kabupaten/kota yang dilengkapi dengan peraturan zonasi kabupaten/kota. RTDR dan Peraturan Zonasi diatur oleh Pemerintah Daerah di mana lokasi virtual office yang kamu pilih untuk mendirikan PT berada.

Manfaat adanya pengaturan RDTR dan Peraturan Zonasi di antaranya adalah menjaga kualitas ruang dengan pengendalian pemanfaatan ruang yang tidak sesuai dengan zona dan sub zona peruntukan. Untuk itu wilayah pada suatu kabupaten/kota dibagi menjadi beberapa zonasi yaitu zona jalur hijau; zona perumahan kampung; zona perkantoran, perdagangan, dan jasa; zona pelayanan umum dan sosial; dan zona yang lain. Diharapkan, tidak akan ada lagi usaha yang memiliki risiko tinggi terhadap lingkungan namun lokasinya berada di tengah pemukiman.

Dari pembagian zonasi tersebut dapat kita lihat bahwa tidak semua wilayah dapat dijadikan domisili perusahaan meskipun lokasinya berada di sebuah ruko atau bahkan di gedung perkantoran. Oleh karena itu, sebelum mendirikan PT di virtual office diharapkan pelaku usaha mengecek zonasinya terlebih dahulu.

Pemeriksaan zonasi perlu dilakukan karena domisili perusahaan yang kamu pilih akan tercantum di dokumen legalitas perusahaan mulai dari akta pendirian, NPWP perusahaan, NIB, sampai dengan Perizinan Berusaha. Apabila ternyata zonasinya tidak seusai dengan peruntukkannya, berdasarkan pengalaman Easybiz, izin usaha yang perusahaanmu ajukan tidak akan diterbitkan oleh otoritas yang berwenang. Atau, kalaupun izin usahanya terbit bisa jadi akan dibatalkan di kemudian hari karena tidak sesuai dengan ketentuan.

2. Kesesuaian Kegiatan Pemanfaatan Ruang

Memilih Virtual Office yang sesuai RDTR dan Peraturan Zonasi semakin penting sejak UU Cipta Kerja mulai diberlakukan. Melalui aturan tersebut kita mengenal adanya Kesesuaian Kegiatan Pemanfaatan Ruang (KKPR) yaitu kesesuaian antara rencana lokasi kegiatan dan/atau usahanya dengan RDTR, di mana KKPR merupakan salah satu bagian dari proses pengajuan perizinan berusaha melalui sistem OSS RBA.

Selain itu, pentingnya KKPR ditegaskan lagi di Pasal 4 PP No.5/2021 tentang Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko yang menyebukan untuk memulai dan melakukan kegiatan usaha, Pelaku Usaha wajib memenuhi Persyaratan Dasar Perizinan Berusaha dan/atau Perizinan Berusaha berbasis risiko. Selanjutnya disebutkan di Pasal 5 peraturan yang sama bahwa Perizinan Berusaha meliputi kesesuaian kegiatan pemanfaatan ruang (KKPR), persetujuan lingkungan, dan persetujuan bangunan gedung dan sertifikat laik fungsi.

Sehingga penting untuk dimengerti bahwa NIB tidak akan diterbitkan apabila rencana lokasi kegiatan dan/atau usaha tidak sesuai dengan Rencana Detail Tata Ruang (RDTR). Untuk itu, di dalam rangkaian proses pengajuan perizinan berusaha melalui OSS RBA terdapat tahap Kesesuaian Kegiatan Pemanfaatan Ruang (KKPR), yang terdiri dari:

• Konfirmasi KKPR (KKKPR): diberikan kepada pelaku usaha yang rencana lokasi kegiatan dan/atau usaha telah sesuai dengan RDTR.

• Persetujuan KKPR (PKKPR): diberikan kepada pelaku usaha yang lokasi pemanfaatan ruangnya belum memiliki RDTR atau sudah memiliki RDTR tapi belum terintegrasi dengan sistem OSS RBA.

• Persetujuan KKPR (PKKPR) terbit otomatis: diberikan kepada pelaku usaha yang rencana lokasi kegiatan dan/atau usahanya berada di kawasan industry, kawasan ekonomi khusus, dan kriteria lainnya sesuai Pasal 181 PP No. 5/2021

• Persetujuan KKPR (PKKPR) Laut: diberikan kepada pelaku usaha yang berada di kawasan perairan pesisir, wilayah perairan, dan wilayah yurisdiksi

Sebagai catatan, bagi pelaku usaha dengan skala mikro dan kecil tidak diwajibkan melakukan KKPR, akan tetapi mereka cukup melakukan pernyataan bahwa lokasi usahanya sudah sesuai dengan RDTR. Jika di kemudian hari pernyataannya terbukti tidak benar maka instansi terkait akan melakuka pembinaan.

3. Pengelola Virtual Office yang Kooperatif dan Responsif

Tidak semua pengelola Virtual Office kooperatif dan merespon dengan baik ketika ada kebutuhan salinan dokumen tertentu. Ada yang berdalih mereka memiliki SOP hanya akan memberikan salinan dokumen atau merespon permintaan terhadap dokumen tertentu hanya pada waktu-waktu tertentu.

Kalau responnya hanya hitungan hari tentu belum jadi masalah, tapi ketika mereka hanya mau merespon sebulan sekali itu akan jadi kendala ketika kamu butuh waktu yang cepat untuk mendapatkan izin usaha. Jadi, ada baiknya dari awal kamu harus memastikan ke pengelola bahwa mereka telah memiliki dan bersedia memberikan salinan dokumen untuk keperluan persyaratan pengajuan izin usaha.

Umumnya, jasa penyewaan Virtual Office yang telah memiliki kelengkapan dokumen persyaratan dasar seperti persetujuan lingkungan dan PBG/IMB akan dengan mudah membuka akses penyewa. Sebab, hal tersebut merupakan nilai lebih sekaligus bukti bahwa bisnis yang mereka jalankan memang benar-benar telah sesuai dengan aturan yang ada sehingga kamu bisa mendirikan PT di Virtual Office tanpa hambatan.

4. Dapat Digunakan untuk Pengajuan Pengusaha Kena Pajak (PKP)

Untuk kamu yang membutuhkan faktur pajak dalam transaksinya, maka sebaiknya kamu mengurus Pengusaha Kena Pajak (PKP). Kamu juga membutuhkan PKP jika perusahaan kamu sering melakukan transaksi dengan institusi atau perusahaan yang mewajibkan PKP. Kondisi ini biasanya diperlukan oleh perusahaan yang sering ikut tender di pemerintahan atau perusahaan swasta.

Kondisi lain yang mewajibkan kamu untuk dikukuhkan PKP adalah jika memiliki omset lebih dari Rp 4,8 Miliar dalam suatu bulan dalam satu tahun buku. Misalnya, antara Januari hingga Desember perusahaan kamu pernah memiliki omset Rp 4,8 Miliar pada bulan Juni maka kamu wajib PKP. Untuk memproses PKP, pastikan kamu mendirikan PT di virtual office yang sudah dikukuhkan sebagai PKP. 

5. Tidak Semua Bidang Usaha dapat Menggunakan Virtual Office

Sejak PP No.5/2021 dan peraturan turunannya mulai berlaku, ada beberapa peraturan sektoral yang secara tegas melarang penggunaan virtual office. Namun ada juga yang secara tersirat melarang penggunaan virtual office misalnya dengan memberikan syarat tertentu mengenai denah kantor atau sarana dan prasarana tertentu yang harus ada pada sebuah kantor. Untuk itu, sebelum mendirikan PT di virtual office pastikan bidang usaha yang akan dijalankan dapat menggunakan virtual office. Jika kamu kesulitan mencari informasinya, kamu dapat menghubungi DPMPTSP setempat.

Sebagai tambahan informasi, dengan adanya sistem OSS RBA maka pastikan kegiatan usaha yang kamu pilih mengacu pada Kode Bidang Lapangan Usaha Indonesia (KBLI) 2020. Untuk mengetahui kode bidang usaha di KBLI 2020, kamu bisa mempelajarinya di sini